Фискальный накопитель — специальный торговый инструмент, который интегрирован с кассой и обеспечивает хранение чеков, а также их отправку в Федеральную налоговую службу (ФНС). Срок действия такого устройства может быть разным. Большинство фискальных накопителей рассчитаны на 15 или 36 месяцев эксплуатации. Вид накопителя следует выбирать с учётом системы налогообложения и типа бизнеса. По истечении срока действия такой инструмент полностью прекращает свою работу, а владельцу приходится оперативно решать вопрос о его замене на новое оборудование. Ещё один нюанс, с которым сталкиваются многие обладатели фискальных накопителей — это ограниченный объём памяти. Если нагрузка на аппарат велика и в течение рабочего дня через него проходит большое количество чеков — память накопителя заполняется быстрее, а когда её не остаётся совсем — устройство просто блокируется.

Эксплуатация недействительного или просроченного фискального накопителя — запрещена. В случае выявления нарушений налоговая инспекция выписывает штраф. Именно поэтому владелец устройства обязан тщательно контролировать сроки работы кассовой техники и своевременно выполнять замену фискального накопителя.

Какой срок действия у ФН?

Узнать точный срок действия фискального накопителя можно на сайте ФНС. Зайдите туда и кликните по вкладке регистрации вашей ОФД. Внизу данной вкладки есть дата формирования, с которой, собственно, и начинается отсчёт срока действия фискальных накопителей.

День активации фискального устройства также можно увидеть в персональном кабинете ОФД. Он указан в первом отчёте о регистрации. Просто проверьте дату создания этой квитанции. Именно она соответствует дню активации устройства.

Вообще владельцы фискальных накопителей должны ежедневно проверять последние чеки перед закрытием смены. Система заранее сообщает об истечении ресурса накопителя или критически низком объёме памяти. Срочная замена устройства необходима, если в чеках появляются сообщения следующего формата:

- Память ФН заполнена;

- ресурс накопителя составляет менее 30 дней.

Если вы являетесь пользователем системы Эвотор, то узнать дату регистрации можно, распечатав соответствующий отчёт. Для этого зайдите в настройки системы и выберите там пункт «Обслуживание кассы — Дополнительные операции — Итог регистрации». Кассовая система выполнит распечатку отчёта, в котором будет указана дата регистрации. Она соответствует дате активации фискального накопителя.

Не выбрасывайте использованный фискальный накопитель. В соответствии с действующим законодательством РФ такое устройство после истечения срока эксплуатации нужно хранить ещё 5 лет.

Выбираем накопитель для контрольно-кассовой техники

Онлайн-касса может работать с фискальным накопителем любой марки. Выбирая такой инструмент по сроку эксплуатации, лучше обращать внимание на Положения Закона № 54-ФЗ (ст. 4.1, п.6), в которых сказано следующее:

- срок эксплуатации накопителей накопителей для компаний и ИП, работающих на ОСН и занимающихся продажами подакцизной продукции, а также функционирующих в автономном режиме без передачи торговых данных в ОФД, составляет 15 месяцев;

- компании и индивидуальные предприниматели, работающие на УСН, патентном соглашении и ЕСХН и не реализующие подакцизную продукцию, обязаны использовать фискальный накопитель на 36 месяцев (исключение делается только для компаний и ИП, предлагающих сезонную работу без продаж подакцизных товаров — они могут выбрать для торговли фискальный накопитель со сроком действия 15 или 36 месяцев).

Как самостоятельно заменить фискальный накопитель?

Физическая смена фискального накопителя в кассе — не единственная работа, которую должен выполнить владелец устройства. Перед проведением данной процедуры необходимо убедиться в том, что все прежние документы были направлены в ОФД. После такой проверки архив старого накопителя нужно обязательно закрыть.

Далее пользователь должен зайти в персональный кабинет ФНС и подать там заявление о перерегистрации онлайн-кассы. Для этого занесите информацию об отчёте по закрытию старого фискального накопителя и данные по новому накопительному устройству. Далее можете смело заменять фискальный инструмент в кассовом аппарате. Завершите процедуру перерегистрации на терминале Эвотор и в персональном кабинете налогоплательщика. Добавьте информацию из отчёта о перерегистрации самого терминала.

Также необходимо обратить внимание на факт несоответствия прошивки онлайн-касс, выпущенных до 1 января 2018 года, конструкции новых фискальных накопителей. Поэтому перед установкой ФН придётся сделать перепрошивку аппарата под ФФД 1.05. Выполнить такую работу можно только путём вскрытия корпуса кассы, поэтому доверить её выполнение желательно опытному специалисту АСЦ. Вообще перепрошивку кассы под ФФД 1.05 лучше делать до замены фискального накопителя. Тогда в будущем его не придётся повторно менять.

Особенности замены фискального накопителя с истёкшим сроком эксплуатации

На практике иногда случаются ситуации, когда пользователь меняет фискальный накопитель с уже истёкшим сроком эксплуатации. В таком случае необходимо уведомить о данном факте налоговую службу. Информация передаётся через персональный кабинет налогоплательщика путём формирования соответствующего заявления о перерегистрации ККТ. Кроме того, нужно подать отчёт о смене параметров регистрации ККТ и закрытии фискального накопителя.

Несвоевременная передача информации о замене фискального накопителя расценивается налоговой службой как административное правонарушение, которое влечёт за собой не только наказание по КоАП РФ, но и снятие онлайн-кассы с учёта в одностороннем порядке. Избежать взысканий и санкций от налоговиков несложно. Просто в течение одного рабочего дня уведомите Федеральную налоговую службу об установке нового оборудования.

Замена фискального накопителя — это ответственный момент для бизнеса. Если вы боитесь ошибиться, лучше поручите процедуру специалистам. Позвоните нам по номеру +7 (800) 511-29-18, +7 (4912) 29-34-69или напишите в WhatsApp и Viber — +7 (906) 543-11-10. Наш E-Mail:infokassa@rokkat.ru.