С 2020 года все предприятия РФ постепенно должны оформлять электронные трудовые книжки. Все работодатели должны направить всем своим подчинённым уведомления о том, что те имеют право самостоятельно определить удобную форму трудовой книги. Сделать это нужно до 30 июня 2020 года. С этой целью нужно подавать соответствующее заявление. Данное положение регламентируется Федеральным законом № 439-ФЗ, который начал действовать с 16 декабря 2019 года.

Процедура перехода на трудовые книги цифрового формата в 2020 для граждан РФ является добровольной. Цифровая форма этого документа гарантирует гражданам удобство доступа к сведениям о собственной трудовой деятельности. Процедура учёта кадров со стороны работодателей также будет происходить по-новому благодаря цифровым трудовым книжкам. Документ бумажного формата останется, и будет действовать ровно столько, сколько потребуется работнику. Правда, работает исключение. Сотрудники, которые с 2021 года трудоустраиваются в первый раз, станут владельцами исключительно цифровых трудовых книжек, где отражены сведения о трудовой деятельности.

Преимущества и особенности цифровых трудовых книжек

На протяжении 2020 года трудоустроенные россияне имеют право в произвольной форме составить и отправить заявление своему работодателю, попросив сохранить бумажный документ. В этой ситуации работодатель заведёт электронный тип документа и продолжит записывать информацию о трудовой деятельности подчинённого в бумажную трудовую книгу.

Граждане могут бесплатно посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете российского ПФ или МФЦ. Предоставление данной услуги осуществляется независимо от места работы, регистрации и проживания сотрудника.

Достоинства цифровых трудовых книжек:

• работники предприятий получают доступ к информации о собственной трудовой деятельности;
• формируются новые способы дистанционного трудоустройства;
• неточности, ошибки и недостоверные сведения о трудовой деятельности сводятся к минимуму;
• уменьшаются издержки предпринимателя на покупку, ведение и хранение бумажной трудовой документации;
• данные о трудовой деятельности находятся в максимальной сохранности и безопасности;
• пенсии оформляются дистанционным путём, на основании сведений из лицевого счёта и без необходимости предоставления дополнительных подтверждающих документов;
• информация из цифровых трудовых книжек используется с целью получения государственных услуг;
• государственные органы и работодатели могут применять информацию из цифровых трудовых книжек сотрудников в целях аналитической обработки.

Цифровая трудовая книга содержит тот же набор информации, что и бумажный документ. В частности:

• период работы;
• место работы;
• должность (профессия, специальность);
• даты вступления в должность, увольнения, перевода на другую должность или работу;
• основания, послужившие поводом для прекращения трудового договора;
• квалификация (класс, разряд, категория, квалификационный уровень).

Данные из цифровой трудовой книги сотрудник может получить:

• у работодателя по месту последнего трудоустройства;
• в личном кабинете на сайтах ЕПГУ, ПФР;
• в службе поддержки клиентов МФЦ или ПФР.

Информация из цифровых трудовых книг сохраняется, отправляется по электронному почтовому адресу работника или распечатывается на бумаге.

Новшества в сфере оформления трудовых книг коснутся и самих предпринимателей. Их основная задача с 2020 года — отправлять в ПФ РФ данные о трудовой деятельности своих подчинённых ежемесячно. Сведения становятся основой формирующихся электронных трудовых книжек россиян. Передают их в соответствии с регламентом взаимодействия предприятий и представительств государственного ПФ в регионах.

Ответственность о письменном информировании подчинённых о праве сохранения бумажной трудовой книги или полного перехода на цифровой тип документа в 2020 году также возлагается на работодателей.

Если того требует ситуация, работодатель изменяет локальные нормативные акты, регулирующие деятельность компании, а кроме того — вносят изменения в коллективные договора и соглашения.

Переход к цифровым трудовым книжкам регулируется действующими законодательными актами. На сегодняшний день соответствующие законодательные проекты находятся на стадии принятия.

Работники, выбравшие для себя трудовую книжку цифрового формата, пишут заявление на имя работодателя. На его основании им на руки выдаётся бумажная трудовая книжка. Если владельцу электронной трудовой книжки нужна информация из неё для предоставления в различные органы, работодатель выдаёт её в электронном виде по форме СТД-Р или распечатанной на бумажном носителе.

Что делать если сотрудник предприятия не сообщает о выборе формы трудовой книжки или просит сохранить бумажный документ

Если работник предприятия на протяжении 2020 года не отправляет никаких сведений о желаемой форме своей трудовой книжки или просит в своём заявлении оставить бумажный документ, работодателю придётся выполнять двойную работу. А именно — одновременно вести и цифровую, и бумажную трудовую книжку, передавая информацию по трудовой деятельности в ПФР. Право на оба вида трудовой книжки у сотрудников сохраняется ровно до тех пор, пока они сами не примут решение перейти на цифровой вариант документа.