Электронный УПД — это универсальный передаточный документ в цифровом формате, который используется в электронном документообороте (ЭДО) для оформления передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Он сочетает в себе функции товарной накладной (например, формы ТОРГ-12) и счёта-фактуры, а в некоторых случаях — и акта выполненных работ.

Зачем нужен электронный УПД?

1. Упрощает документооборот

Вместо нескольких документов — один. Это экономит время, снижает риск ошибок и упрощает бухгалтерский и налоговый учёт.

2. Заменяет сразу два документа

— При статусе «1» — заменяет накладную + счёт-фактуру.

Подходит для компаний на общей системе налогообложения (ОСН), платящих НДС.

— При статусе «2» — заменяет только накладную или акт.

Используется, если НДС не начисляется (например, на спецрежимах: УСН, ЕНВД, НПД).

3. Обязателен при работе с прослеживаемыми и маркированными товарами

Если вы участвуете в обороте товаров, подлежащих прослеживаемости (например, ввоз из ЕАЭС) или маркировке (обувь, одежда, лекарства и др.), обменяться УПД обязательно в электронном виде через оператора ЭДО.

4. Поддерживает автоматизацию

Электронный УПД передаётся в формате XML через сервисы ЭДО (например, Диадок, 1С-ЭДО, СБИС). Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), что делает его юридически значимым.

5. Подходит для внутренних операций

С 2024 года по новым правилам (приказ ФНС № ЕД-7-26/970@) УПД можно использовать даже для внутреннего перемещения товаров внутри компании — например, при перевозке со склада в магазин.

Как выглядит и что в нём есть?

УПД содержит все обязательные реквизиты:

• Дату и номер документа
• Сведения о продавце и покупателе (ИНН, КПП, наименования)
• Описание товаров/услуг, количество, цена, сумма
• Статус документа (1 или 2)
• Данные об НДС (если статус 1)
• Подписи сторон (в электронном виде — через УКЭП)

Важно: с 2026 года — переход на УПД обязателен для ЭДО

С 1 января 2026 года:

— Устареют старые форматы электронных накладных (ТОРГ-12) и актов — приказы ФНС №551 и №552 теряют силу.

— Единственным разрешённым электронным документом станет УПД по формату 5.03 (утверждён приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@).

— Бумажные формы (например, ТОРГ-12) остаются, но если вы работаете в ЭДО — переход на УПД обязателен.

Пример использования

Представьте: вы продали клиенту ноутбук и услугу по его настройке.

Вместо:

- Товарной накладной (для ноутбука)

- Акта выполненных работ (для настройки)

- Двух счетов-фактур

Вы формируете один УПД со статусом «1», где указываете и товар, и услугу, и НДС. Клиент получает его в ЭДО, подписывает своей УКЭП — и документ считается оформленным.

Хранение

Электронный УПД хранится 5 лет, как и другие бухгалтерские документы. Хранить можно:

- В системе ЭДО (например, Диадок, 1С)

- На внутренних серверах компании

- В облачном архиве